Medimatkat Oy:n henkilöstörekisterin tietosuojaseloste
Pvm: 15.1.2023
1. REKISTERINPITÄJÄ
Medimatkat Oy, (2611608–7)
Fredrikinkatu 64, 00100 Helsinki
puh. +358 40 350 5181
info(at)medimatkat.fi
2. YHTEYSHENKILÖ REKISTEREITÄ KOSKEVISSA ASIOISSA
Merje Kondra
merje.kondra@medimatkat.fi
puhelin +358 40 350 5181
3. REKISTERIN NIMI
Medimatkat Oy henkilöstörekisteri
4. REKISTERIN TARKOITUS JA PERUSTE
Henkilötietoja käsitellään Medimatkat Oy:n henkilöstöhallinnon ja työsuhdeasioiden sekä niihin liittyvien työnantajavelvoitteiden hoitamiseksi.
Henkilötietojen käsittelyn pääasiallisena perusteena on Medimatkat Oy:n ja Medimatkat Oy:n työntekijän välinen työsuhde. Perusteena voi myös olla Medimatkat Oy:n työntekijän antama toimeksianto, työntekijän suostumus tai muu asiallinen yhteys.
Käsittelytehtäviä ei ulkoisteta Medimatkat Oy:n konserniyhtiöille. Käsittelytehtäviä voidaan ulkoistaa ulkopuolisille palveluntarjoajille voimassaolevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa.
5. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ JA HENKILÖTIETORYHMÄT
Henkilöryhmät, joiden tietoja voidaan käsitellä, ovat Medimatkat Oy:n työntekijät.
Rekisterissä käsitellään edellä mainittuihin ryhmiin kuuluvia tietoja, jotka ovat rekisterin käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia, kuten henkilön perustiedot (nimi, syntymäaika, henkilötunnus, osoitetiedot, sähköpostiosoite, puhelinnumero ym.), työsuhdetta koskevat tiedot (alkamis- ja lopettamispäivä, tehtävä, palautteet asiakkailta ym.), koulutus- ja ammattitaitotiedot, SV-numero, terveystiedot, sähköpostit, palkanlaskentatiedot (rahapalkka, luontoisedut, verotus- ja muut pidätystiedot, ulosottotiedot, kirjanpitotiedot ym.), työajan seuranta ja vuosilomatiedot. Lisäksi käsitellään rekisteröityä koskevia muita tunnistetietoja (kuten henkilötodistusta) sekä edellä mainittujen tietojen muutostietoja.
6. HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA
Medimatkat Oy säilyttää henkilötietoja henkilöstörekisterissään, kunnes tietojen säilyttämiselle ei ole laissa säädettyä perustetta.
7. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET
Tietoja kerätään pääasiassa työntekijältä itseltään. Lisäksi tietoja voidaan kerätä työntekijän suostumuksella työstä suoriutumista sekä ammatillista osaamista koskevia tietoja arvioimalla, työntekijältä ja asiakasyritykseltä saadun palautteen perusteella.
8. HENKILÖTIETOJEN VASTAANOTTAJAT SEKÄ SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET
Henkilötietoja luovutetaan säännöllisesti asiakasyrityksiin, eläkeyhtiöihin, vakuutusyhtiöihin, verohallintoon, työnantajaliittoihin ym.
Henkilötietoja ei luovuteta muille tahoille kuin Medimatkat Oy:n konserniyhtiölle ja myös viranomaisille lakisääteisissä tapauksissa, aina tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa.
Henkilötietoja voidaan siirtää tai luovuttaa henkilöstörekisteristä Medimatkat Oy:n tai Medimatkat Oy:n lukuun toimivien palveluiden ja viestinnän tuotantoon, kehittämiseen tai ylläpitoon osallistuville osapuolille esim. palvelinympäristöön. Tällöin henkilötietoja käyttävät tosiasiallisesti kuitenkin vain Medimatkat Oy:n työntekijät (esim. laadittaessa uutiskirjeitä).
9. TIETOJEN SIIRTO EUROOPAN UNIONIN TAI EUROOPAN TALOUSALUEEN ULKOPUOLELLE
Henkilötietoja ei pääsääntöisesti siirretä EU- tai ETA -alueen ulkopuolelle, mutta se on mahdollista esimerkiksi Medimatkat Oy:n käyttäessä alihankkijoita tietojen käsittelyssä. Henkilöstötietoja ei luovuteta Medimatkat Oy:n -palveluita tuottavien sopimuskumppaneiden palveluiden ja viestinnän tuotannon, kehittämisen ja ylläpitoon osallistuvien toimijoiden ulkopuolelle muutoin kuin perustuen sopimukseen tai muuhun suostumukseen. Siirrot toteutetaan aina tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa.
10. KUVAUS REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEISTA
Medimatkat Oy on toteuttanut asianmukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet henkilötietojen suojaamiseksi vahingossa tapahtuvalta tai laittomalta häviämiseltä, luovuttamiselta, väärinkäytöltä, muuttamiselta, tuhoamiselta tai luvattomalta pääsyltä.
Medimatkat Oy säilyttää henkilötietoja paperisessa ja digitaalisessa muodossa. Mahdollinen manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa, jonne on pääsy vain tähän tarkoitukseen erikseen oikeuden saaneilla henkilöillä. Digitaaliseen aineistoon on pääsy vain siihen oikeutetun työntekijän tai yhteistyökumppanin henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Käyttöoikeuksia on eritasoisia ja kullekin käyttäjälle annetaan tehtävän hoitamisen kannalta riittävä, mutta mahdollisimman suppea käyttöoikeus. Luvaton pääsy henkilöstörekistereihin estetään myös mm. palomuurien ja teknisen suojautumisen avulla.
11. REKISTERÖIDYN OIKEUS VASTUSTAA HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYÄ (KIELTO-OIKEUS)
Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyen vastustaa itseensä kohdistuvaa käsittelytoimia, joita Medimatkat Oy kohdistaa rekisteröidyn henkilötietoihin siltä osin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on Medimatkat Oy:n ja rekisteröidyn välinen työsuhde. Rekisteröity voi esittää vastustamista koskevan vaatimuksensa tämän tietosuojaselosteen kohdan 13. mukaisesti. Vaatimus on yksilöitävä ja Medimatkat Oy voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä laissa säädetyin perustein.
12. MUUT HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYYN LIITTYVÄT REKISTERÖIDYN OIKEUDET
12.1. Tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on henkilötietolain säätämiä poikkeuksia lukuun ottamatta oikeus saada pääsy häntä koskeviin tietoihin ja tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja Medimatkat Oy:n henkilöstörekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee tehdä tämän tietosuojaselosteen kohdan 13. mukaisesti. Tarkastusoikeus voidaan evätä laissa säädetyin perustein. Tarkastusoikeuden käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta.
12.2. Tiedon oikaisu, tiedon poistaminen tai käsittelyn rajoittaminen
Rekisteröidyn on ilman aiheetonta viivytystä, saatuaan tiedon virheestä tai, virheen itse havaittuaan, oma-aloitteisesti oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva virheellinen tieto.
Korjauspyyntö Medimatkat Oy:lle tehdään tämän tietosuojaselosteen kohdan 13. mukaisesti.
Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, kun rekisteröity odottaa Medimatkat Oy:n vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön.
12.3. Rekisteröidyn oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen.
Siltä osin kun rekisteröity on itse toimittanut Medimatkat Oy:n henkilöstörekisteriin tietoja, joita käsitellään rekisteröidyn antaman suostumuksen nojalla, rekisteröidyllä on oikeus saada tällaiset tiedot itselleen pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.
12.4. Muut oikeudet
Mikäli henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumukseen perustuen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla tästä Medimatkat Oy:lle tämän tietosuojaselosteen kohdan 13. mukaisesti.
13. YHTEYDENOTOT
Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä Medimatkat Oy:n postitse osoitteeseen: Mehaanika 21, 10616, Tallinna, Viro. Medimatkat Oy voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä täsmentämään pyyntöään kirjallisesti ja rekisteröidyn henkilöllisyys voidaan tarpeen vaatiessa varmentaa ennen muihin toimenpiteisiin ryhtymistä.
Medimatkat Oy:n suoramarkkinointirekisterin tietosuojaseloste
Pvm: 15.1.2023
1. REKISTERINPITÄJÄ
Medimatkat Oy, (2611608–7)
Fredrikinkatu 64, 00100 Helsinki
puh. +358 40 350 5181
info(at)medimatkat.fi
2. YHTEYSHENKILÖ REKISTEREITÄ KOSKEVISSA ASIOISSA
Merje Kondra
merje.kondra@medimatkat.fi
puhelin +358 40 350 5181
3. REKISTERIN NIMI
Medimatkat Oy:n suoramarkkinointirekisteri
4. REKISTERIN TARKOITUS JA PERUSTE
Henkilötietoja käsitellään Medimatkat Oy:n sähköposti- ja tekstiviestiyhteydenottoihin, työtarjouksiin, rekrytointiasioiden hoitamiseen, mainontaan, palveluiden kehittämiseen, profilointitarkoituksiin (kuvattu tarkemmin kohdassa 12.), mielipide-, tai markkinatutkimukseen, tai muihin näihin rinnastettaviin osoitteellisiin lähetyksiin liittyen sekä muiden asiakkuuden hoitamiseen liittyvien toimenpiteiden yhteydessä.
Henkilötietojen käsittely perustuu Medimatkat Oy:n oikeutettuun etuun (suoramarkkinointi-tarkoitus), Medimatkat Oy:n ja rekisteröidyn väliseen asiakassuhteeseen tai rekisteröidyn antamaan suostumukseen.Käsittelytehtäviä ei ulkoisteta Medimatkat Oy:n konserniyhtiöille.
5. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ JA HENKILÖTIETORYHMÄT
Henkilöryhmät, joiden tietoja voidaan käsitellä, ovat rekisterinpitäjän palveluiden käyttäjät, työnhakijat, Medimatkat Oy:n järjestämään tapahtumaan osallistuneet, rekisterinpitäjään yhteydessä olleet henkilöt, tai suoramarkkinointiluvan antaneet.
Rekisterissä käsitellään edellä mainittuihin ryhmiin kuuluvia tietoja, jotka ovat rekisterin käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia. Työnhakijan, rekisterinpitäjän tapahtumaan ilmoittautuneen tai osallistuneen rekisteröidyn tai rekisteröidyn itsensä syöttämät henkilötiedot voivat sisältää mm. seuraavia perustietoja: rekisteröidyn nimi, ikä tai syntymäaika, henkilötunnus, sukupuoli, äidinkieli, puhelinnumero, osoite- ja muut yhteystiedot kuten sähköpostiosoite. Lisäksi käsitellään koulutus-, arvo- ja ammattitaitotietoja sekä mahdollisesti haettavaan työhön liittyvät aloittamiseen ja lopettamiseen liittyviä tietoja, toivotut yhteydenpitomuodot, suoramarkkinointilupa ja -kieltotiedot, suostumukseen tai asiakassuhteeseen perustuvat, suoramarkkinointiin liittyvät rekisteröityä koskevat muut tunnistetiedot sekä tietojen muutostiedot.
6. HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA
Medimatkat Oy säilyttää henkilötietoja suoramarkkinointirekisterissään, ellei rekisteröity ole erikseen kieltänyt suoramarkkinointia (kielto-oikeus). Tällaisessa tapauksessa suoramarkkinointi-rekisterissä säilytetään kuitenkin tieto suoramarkkinointia koskevasta kiellosta. Muut tiedot poistetaan rekisteristä.
7. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET
Henkilötietoja kerätään erilaisten tapahtumien yhteydessä (messut, opiskelijatapaamiset yms.), Medimatkat Oy:n digitaalisten palvelukanavien kautta tai muutoin suoraan rekisteröidyltä itseltään. Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös mm. ammattiliittojen ja opiskelijajärjestöjen ylläpitämistä rekistereistä sekä muista vastaavista rekistereistä.
8. EVÄSTEET JA MUUT VASTAAVAT TEKNIIKAT
Käytämme verkkosivustollamme ns. cookieita, eli evästeitä. Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, joita sivustot voivat käyttää tehdäkseen käyttäjäkokemuksesta tehokkaamman. Lain mukaan voimme tallentaa evästeitä laitteellesi, mikäli se on ehdottoman tärkeää sivuston toiminnan kannalta. Tarvitsemme suostumuksesi muunlaisten evästeiden käytölle. Lisätietoja evästekäytänteistä löydät evästeseloste-sivultamme.
9. HENKILÖTIETOJEN VASTAANOTTAJAT SEKÄ SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET
Henkilötietoja luovutetaan asiakasyritykselle, jossa työnhakija tulee mahdollisesti työskentelemään toimeksiannon mukaisesti.
Henkilötietoja voidaan siirtää tai luovuttaa suoramarkkinarekisteristä Medimatkat Oy:n lukuun toimivien palveluiden ja viestinnän tuotantoon, kehittämiseen tai ylläpitoon osallistuville osapuolille esim. palvelinympäristöön CRM-järjestelmätoimittajallemme. Tällöin henkilötietoja käyttävät tosiasiallisesti kuitenkin vain Medimatkat Oy:n työntekijät (esim. laadittaessa uutiskirjeitä). Ks. myös kohta 10.
10. TIETOJEN SIIRTO EUROOPAN UNIONIN TAI EUROOPAN TALOUSALUEEN ULKOPUOLELLE
Henkilötietoja ei pääsääntöisesti siirretä EU- tai ETA -alueen ulkopuolelle, mutta se on mahdollista esimerkiksi Medimatkat Oy käyttäessä alihankkijoita tietojen käsittelyssä. Henkilöstötietoja ei luovuteta Medimatkat Oy -palveluita tuottavien sopimuskumppaneiden palveluiden ja viestinnän tuotannon, kehittämisen ja ylläpitoon osallistuvien toimijoiden ulkopuolelle muutoin kuin perustuen sopimukseen tai muuhun suostumukseen. Siirrot toteutetaan aina tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa.Tietoja voidaan siirtää kolmansiin maihin myös erityistilanteita koskevissa poikkeustapauksissa, kuten jos siirto on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
11. KUVAUS REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEISTA
Medimatkat Oy on toteuttanut asianmukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet henkilötietojen suojaamiseksi vahingossa tapahtuvalta tai laittomalta häviämiseltä, luovuttamiselta, väärinkäytöltä, muuttamiselta, tuhoamiselta tai luvattomalta pääsyltä. Medimatkat Oy säilyttää henkilötietoja paperisessa ja digitaalisessa muodossa. Mahdollinen manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa, jonne on pääsy vain tähän tarkoitukseen erikseen oikeuden saaneilla henkilöillä. Digitaaliseen aineistoon on pääsy vain siihen oikeutetun työntekijän tai yhteistyökumppanin henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Käyttöoikeuksia on eritasoisia ja kullekin käyttäjälle annetaan tehtävän hoitamisen kannalta riittävä, mutta mahdollisimman suppea käyttöoikeus. Luvaton pääsy estetään myös mm. palomuurien ja teknisen suojautumisen avulla. Kaikkia käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus. Rekisteristä otetaan säännönmukaisesti varmuuskopiot ja tiedot ovat palautettavissa tarvittaessa.
12. PROFILOINTI
Osana suoramarkkinointirekisteriin tallennettujen henkilötietojen käsittelytoimia Medimatkat Oy voi toteuttaa myös profilointia. Profiloinnin tarkoituksena on mahdollistaa työpaikkatarjousten ja suoramarkkinointiviestien parempi kohdentaminen.
13. REKISTERÖIDYN OIKEUS VASTUSTAA HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYÄ JA SUORAMARKKINOINTIA (KIELTO-OIKEUS)
Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyen vastustaa itseensä kohdistuvaa profilointia ja muita käsittelytoimia, joita Medimatkat Oy kohdistaa rekisteröidyn henkilötietoihin siltä osin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on Medimatkat Oy:n ja rekisteröidyn välinen asiakassuhde.
Rekisteröity voi esittää vastustamista koskevan vaatimuksensa tämän tietosuojaselosteen kohdan 14. mukaisesti, jolloin rekisteröity ei enää vastaanota suoramarkkinointiviestejä eikä työtarjouksia. Henkilö voi antaa Medimatkat Oy:lle suoramarkkinointia koskevia suostumuksia ja kieltoja kanavakohtaisesti.
14. MUUT HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYYN LIITTYVÄT REKISTERÖIDYN OIKEUDET
14.1. Tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on henkilötietolain säätämiä poikkeuksia lukuun ottamatta oikeus saada pääsy häntä koskeviin tietoihin ja tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja Medimatkat Oy:n suoramarkkinointirekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee tehdä tämän tietosuojaselosteen kohdan 15. mukaisesti. Tarkastusoikeus voidaan evätä laissa säädetyin perustein. Tarkastusoikeuden käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta.
14.2. Tiedon oikaisu, tiedon poistaminen tai käsittelyn rajoittaminen
Rekisteröidyn on ilman aiheetonta viivytystä, saatuaan tiedon virheestä tai, virheen itse havaittuaan, oma-aloitteisesti oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva virheellinen tieto.
Korjauspyyntö Medimatkat Oy:lle tehdään tämän tietosuojaselosteen kohdan 15. mukaisesti.
Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, kun rekisteröity odottaa Medimatkat Oy:n vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön.
14.3. Rekisteröidyn oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen.
Siltä osin kun rekisteröity on itse toimittanut Medimatkat Oy:n suoramarkkinointirekisteriin tietoja, joita käsitellään rekisteröidyn antaman suostumuksen nojalla, rekisteröidyllä on oikeus saada tällaiset tiedot itselleen pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.
14.5. Muut oikeudet
Mikäli henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumukseen perustuen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla tästä Medimatkat Oy:lle tämän tietosuojaselosteen kohdan 15. mukaisesti.
15. YHTEYDENOTOT
Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä Medimatkat Oy:n postitse osoitteeseen: Mehaanika 21, 10616, Tallinna, Viro. Medimatkat Oy voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä täsmentämään pyyntöään kirjallisesti ja rekisteröidyn henkilöllisyys voidaan tarpeen vaatiessa varmentaa ennen muihin toimenpiteisiin ryhtymistä.
